Studentische Hilfskraft für das Präsidialbüro gesucht!

Das Präsidialbüro der Julius-Maximilians-Universität Würzburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Hilfskraft (w/m/d). Die Stelle ist befristet auf ein Jahr.

• Arbeitszeit: 20–30 Stunden / Monat
• Beginn: schnellstmöglich
• Vergütung: nach TV-L

Ihre Aufgaben

• Unterstützung allgemeiner Verwaltungstätigkeiten, z. B.

  • Erstellung von Adressverteilern

  • Erstellung von Serienbriefen

  • Mitarbeit bei der Anlagenbuchhaltung des Präsidialbüros

• Unterstützung im Bereich strategische Entwicklung, z. B.

  • Vergleichsrecherchen und Benchmarking

  • Erstellung von PowerPoint-Präsentationen

• Unterstützung des Gremienservice, z. B.

  • Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen (u. a. Vorbereitung und Ausdruck von Sitzungsunterlagen, Recherchen für die Erstellung von Sitzungsunterlagen etc.)

  • Dokumentenablage

  • Technische Betreuung vor Ort

• Unterstützung der Welcome-Services, z. B.

  • Wohnungsrecherchen für Gast- bzw. neue Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

  • Übersetzungshilfen bei Behördengängen für internationale Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

• Unterstützung bei Veranstaltungen (u. a. Stiftungsfest, Kinder- und Schüler-Uni, Veranstaltungen des SCIAS), z. B.

  • Einladungs- und Anmeldemanagement (Führen von Listen, Kuvertierung von Aussendungen etc.)

  • Technische Betreuung

  • Empfang und Ansprache der Gäste vor Ort

• Unterstützung der wissenschaftlichen Referentinnen und Referenten, z. B.

  • VIP-Recherchen und Erstellung von Profilen

  • Datenbankaufbau und -pflege

  • Internetrecherchen zu Sach- und hochschulpolitischen Themen

  • Technische Betreuung

  • Ansprache der Gäste vor Ort

Ihr Profil

• Sehr gute Sprach- und Ausdrucksfähigkeit

• Organisatorisches Geschick

• Freude am genauen und systematischen Arbeiten

• Gewandtheit im Umgang mit Menschen

• Erfahrung im Umgang mit sozialen Medien

• Bei Einsatz in den Welcome Services zusätzlich: sehr gute Englischkenntnisse

• Bei Einsatz im Gremienservice zusätzlich: Verfügbarkeit am Freitagvormittag (Umfang: 2–3 Stunden, auch während der Vorlesungszeit)

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen und engagierten Team. Bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Schwerbehinderte bevorzugt eingestellt.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und kurzer Werdegang) richten Sie bitte bevorzugt per E-Mail (in einem PDF) und unter dem Betreff Hilfskraft Präsidialbüro bis spätestens 15.08.2025 an Marlene Odenbach, E-Mail: marlene.odenbach@uni-wuerzburg.de.